¿Sólo información del entorno? 2ª parte

Siguiendo con el tema del post anterior me gustaría comentar el tema del almacenamiento de la documentación en una empresa.
En este asunto tenemos muchos puntos a tratar, quizá los tres mas importantes son:

- La duplicidad de un mismo documento en sitios diferentes y con versiones diferentes
- La caducidad de la documentación (quien decide que documentación es susceptible de "desaparecer")
- El acceso (y difusión) a la misma por parte de los trabajadores (quien puede y quien no acceder a determinada documentación)

Es evidente que los grandes Gestores Documentales tienen este problema más que solucionado. Pero si lo que pretendemos no es gastarnos el presupuesto de un año en grandes implantaciones del tipo de Sharepoint...) porque realmente pensamos que este tipo de herramientas esta sobredimensionado para nuestra empresa, deberíamos pensar en como abordar este tema planteándonos una serie de cuestiones.

De todo lo que producimos que tanto por cien está en papel y cual en digital? Esta respuesta no es tan sencilla...No os vayáis a pensar!!!!...Que hagamos todo ahora con un procesador o una hoja de cálculo no quiere decir que el documento definitivo y válido sea el digital...nooooo que va...pensar un poco y sabréis a lo que me refiero...

Un sistema de Gestión Documental no tiene que ser ese "gran ente" que nos da miedo usar y que por si acaso pensamos.....voy a aguardar este archivo en mi disco duro no vaya a ser.....Y que el resultado final sea tener todo replicado en pequeñas dosis en multitud de ordenadores de cada persona.

Empezaremos primero por definir el alcance que queremos darle.

 Que documentación generamos a lo largo de un año? Que documentación es propia y cual la "repescamos de otros sitios"?

Uno de los grandes problemas de una empresa es que NO conoce y por lo tanto no localiza toda la documentación de la que se dispone.

Otro gran problema son los correos electrónicos. Que se hace con ellos? Pues normalmente se quedan en el Outlook, en Eudora, etc...esperando ser buscados algún dia o ser eliminados sin más.

Como aprovecha o "desaprovecha" una empresa el "retorno de la experiencia"?

El gran problema de los CRM y los ERPs es que no gestionan toda la documentación. El problema de los Gestores de proyectos (Project, ACONEX....) es que solo gestionan la parte de los proyectos...Y entonces llegados a este punto.....Como gestionamos la documentación Interna del día a día? Como gestionamos la Vigilancia del entorno, Como gestionamos los proyectos?.....que hacemos, tenemos un software específico para cada cosa...uyyy que mal ..por aquí no es el camino....

continuará......