¿Sólo información del entorno? 2ª parte

Siguiendo con el tema del post anterior me gustaría comentar el tema del almacenamiento de la documentación en una empresa.
En este asunto tenemos muchos puntos a tratar, quizá los tres mas importantes son:

- La duplicidad de un mismo documento en sitios diferentes y con versiones diferentes
- La caducidad de la documentación (quien decide que documentación es susceptible de "desaparecer")
- El acceso (y difusión) a la misma por parte de los trabajadores (quien puede y quien no acceder a determinada documentación)

Es evidente que los grandes Gestores Documentales tienen este problema más que solucionado. Pero si lo que pretendemos no es gastarnos el presupuesto de un año en grandes implantaciones del tipo de Sharepoint...) porque realmente pensamos que este tipo de herramientas esta sobredimensionado para nuestra empresa, deberíamos pensar en como abordar este tema planteándonos una serie de cuestiones.

De todo lo que producimos que tanto por cien está en papel y cual en digital? Esta respuesta no es tan sencilla...No os vayáis a pensar!!!!...Que hagamos todo ahora con un procesador o una hoja de cálculo no quiere decir que el documento definitivo y válido sea el digital...nooooo que va...pensar un poco y sabréis a lo que me refiero...

Un sistema de Gestión Documental no tiene que ser ese "gran ente" que nos da miedo usar y que por si acaso pensamos.....voy a aguardar este archivo en mi disco duro no vaya a ser.....Y que el resultado final sea tener todo replicado en pequeñas dosis en multitud de ordenadores de cada persona.

Empezaremos primero por definir el alcance que queremos darle.

 Que documentación generamos a lo largo de un año? Que documentación es propia y cual la "repescamos de otros sitios"?

Uno de los grandes problemas de una empresa es que NO conoce y por lo tanto no localiza toda la documentación de la que se dispone.

Otro gran problema son los correos electrónicos. Que se hace con ellos? Pues normalmente se quedan en el Outlook, en Eudora, etc...esperando ser buscados algún dia o ser eliminados sin más.

Como aprovecha o "desaprovecha" una empresa el "retorno de la experiencia"?

El gran problema de los CRM y los ERPs es que no gestionan toda la documentación. El problema de los Gestores de proyectos (Project, ACONEX....) es que solo gestionan la parte de los proyectos...Y entonces llegados a este punto.....Como gestionamos la documentación Interna del día a día? Como gestionamos la Vigilancia del entorno, Como gestionamos los proyectos?.....que hacemos, tenemos un software específico para cada cosa...uyyy que mal ..por aquí no es el camino....

continuará......

¿Sólo información del entorno?

Aunque no me prodigo últimamente por estos lares si que intento no dejar ver y leer lo que por ahí se cuece. Y una de las cosas que me han llamado la atención es la reiteración que se hace sobre de donde extraer la información a la hora de realizar labores de Vigilancia. Siempre se apela al entorno. A través de múltiples herramientas, gratuitas o de pago, pero siempre incidimos en la importancia de la información del entorno. Ésto, repetido hasta la saciedad en prácticamente todos lo foros por los que me paseo, me hace saltar la alarma e intentar dejar constancia para que no se nos olvide. La información más importante para una empresa, posiblemente no está en Internet, casi seguro que se encuentra encima de la mesa de algún trabajador, o posada en alguna estanteria, o archivada en un AZ.

Quiero con esto reivindicar la importancia de la Información Interna como principal fuente para la empresa. Tener un Gran Sistema de Vigilancia del Entorno y no haber realizado previamente una organización de la documentación interna, es como hacer una mesa de tres patas.

Con lo de organizar la documentación no sólo me refiero a tener instalado un software que gestione pedidos y facturas y que además te permita tener los datos de los trabajadores.
No, no me refiero a eso.
Me refiero a la información y experiencia acumulada a lo largo de tiempo y que muchas veces se alamacena en un Servidor común a todos lo trabajadores, donde de forma alfabética se amontonan megas y megas de datos. Me refiero a las actas de los congresos, los catálogos de los proveedores, las presentaciones que se hacen, los informes que internamente se elaboran para reuniones, etc...Me refiero a esa información que se genera pero que no le vas a enseñar a un consultor cuando te viene a "montar" un sistema de Vigilancia. Y no se la enseñas por tres motivos, que pueden confluir o no: 1) no le das importancia porque donde está no molesta
2) la consideras confidencial y por tanto ni al consultor ni a muchos de los trabajadores.
3) Por la has ido generando tú y si la compartes pierdes tu parcela de poder.

Que sentido tiene que una herramienta de captura de información me baje toda la bibliografia sobre un tema en concreto, cuando realmente no se cuantos artículos tengo en mi propio trabajo sobre eso? Y posiblemnte ya estén leidos por alguien e incluso me voy a aventurar....valorados.

La gestión documental de una empresa es quizá el primer paso antes de hacer vigilancia. Nos quedaríamos sorprendidos si damos un paso por nuestro entorno y mirasemos (por supuesto explicándolo despées....no vayan a pensar mal) encima de las mesas de nuestros compañeros, las carpetas compartidas en el servidor....De verdad pensais que todos esos megas son sólo documentacion del dia a dia???? Seguro que para hacer aquella presentación hubo que documentarse sobre un tema en concreto y seguro que ese tiempo y esa documentación una vez finalizada la presentación quedó ahí....en no se sabe muy bien que nebulosa....

Otro tema muy interesante son los favoritos. Parece que tenemos un poco infravalorado Delicius dentro de una empresa. Y es alreves...es dónde más sentido tiene. Compartir conocimiento es compartir tu tiempo de trabajo y ahorrarselo a otros.......y por supuesto....al reves....que otro en un determinado momento trabaje por ti.

Sabes a que están suscritos tus compañeros de la otra delegación, o del otro departamento....Has tenido alguna vez interes por saber que publicaciones se reciben por mail? A que alertas esta suscritos? Vamos a ver, no me mal intrepeteis.....tampoco es hacer una labor de la Gestapo. De como tu expliques los beneficios de compartir tendrás frutos temporales o perennes.

Predica con el ejemplo y ofrece lo que tienes.

Como organizar tus PDFs

How to Manage Your Collection of PDF Files

Organize your library of PDF documents

Here are some useful web apps and software tools that will help you better manage your collection of PDF documents with any real effort. The objective is that you should be able to locate files quickly and also access them from other computers

1. Mendeley Desktop - If you need access to your library of PDF documents on other computers, get Mendeley Desktop - it’s available for Windows, Mac OS X and Linux.

2. Google Desktop - If you are looking to find that one PDF document from a pile of thousand, consider taking the help of Google Desktop Search

3. Copernic Desktop Search - While both Windows Desktop Search and Google Desktop Search offer some excellent PDF search capabilities, they still have one major limitation - they’ll tell you if a particular word or phrase is present is some PDF
document but you won’t know where that phrase is located and how often does it occur in the document.

4. Scribd - Let me show how you can use Scribd as an online PDF organizer.

Create a free account at Scribd (if you haven’t done so already), install their desktop uploader software (available for Windows and Mac) and upload your entire PDF library online. Make sure you check the “Keep Private” option before hitting the upload button.

Once your documents are online, you can not only access them from other computers but the other big advantage is that you can search through your uploaded PDFs right from the Scribd website. Like Google Desktop, Scribd too allows full text search so you aren’t just searching titles but the actual content of your PDF documents

Scanned PDF Files
None of the options discussed above can index your scanned PDFs as these are essentially images and therefore require an OCR software that can recognize as well as extract text from the scanned pages

eColabora

Hace ya tiempo que queria dedicar un post a este software de Gestión Documental y a la empresa que lo ha desarrollado.

Nunca he sido partidaria de realizar este tipo de posts, pero hoy voy a romper esa regla no escrita. En principio mi opinión sobre este tipo de plataformas no es muy bueno, porque lo único que al final consigues es tener todo igual de liado que antes pero en una plataforma que está en un servidor y que no sabes muy bien como funciona. Hasta hace dos meses, que mi opinión cambio radicalmente.

Artemis es una empresa ubicada en Vigo, con muy poca historia pero con una gran experiencia. Saben de lo que hablan y conocen el dia a dia en las empresas. Son cercanos, facilitadores y dispuestos siempre a escuchar.

Tienen un producto que se llama eColabora. Y yo estoy encantada con él. Filosoficamente es igual que todos, pero tiene unas tripas que lo hacen más sencillo y manejable.
Mi única pega es que no es nada dospuntocerista....pero bueno...no todo en el mundo tiene que serlo.

Se ha adaptado como un guante a la forma de trabajar que tenemos. El sistema de Vigilancia ha encajado a la perfección. Le hemos creado algún que otro proceso que no teniamos antes...como por ejemplo el de Creatividad (gestion de las ideas).

Los metadatos de los documentos se han estandarizado con el DUBLINCORE. Tiene un buscador muy versátil. Desde uno genérico tipo Google hasta un grado de refinamiento que te permite dar con lo que buscas a la primera y con un unico registro de salida de la búsqueda.

Se basa en la filofofia del documento único. Guarda las versiones y su trazabilidad. Permite flujos de trabajo, etc....como todos los sistemas de GD. Permite suscripciones, tienen una agenda colaborativa, etc....

En fin, que me apetecia escribir sobre ello, porque me ha parecido una herramienta muy básica pero al mismo tiempo escalable y personalizable.

Si algún día se dospuntoceriza sería perfecta....Os invito a que la conozcais.