Entrevista: «Es mi batalla personal. Demostrar que los documentalistas son imprescindibles en las empresas»

«Es mi batalla personal. Demostrar que los documentalistas son imprescindibles en las empresas»: Entrevista con Lara Rey, responsable de Strategic Watch & Information Management en Ferroglobe

21/10/2019Archivos, Entrevistas, Tecnología

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(Archivoz) Lara, como documentalista en un departamento de I+D de una gran empresa, cuéntanos para contextualizar esta entrevista cuales son las principales tareas que llevas a cabo .

(Lara Rey) Pues nada que no haga cualquier documentalista en un lugar similar al mío. Búsquedas puntuales de información, boletines diversos sobre países en concreto o productos, vigilancia de patentes, vigilancia de competidores, seguimiento de proyectos, boletines de noticias, seguimiento de importaciones y exportaciones de productos, normativa, legislación, etc…

(Archivoz) La Vigilancia Tecnológica (VT)se enmarca en la norma UNE 166000:2006 y de su definición se pueden deducir las 4 grandes fases por las que está formada: Identificación, selección, análisis y difusión de la información. En tu labor como responsable de esta tarea, ¿cómo describirías el flujo de trabajo dentro de estos procesos? ¿Qué metodología debe usarse para conocer qué tipo de información relevante hay que vigilar?

(LR) Creo que solo con la segunda pregunta tendría para escribir un manual. Veamos.

Dentro de ese flujo, la identificación y selección de fuentes es quizá la parte más entretenida y sencilla. La difusión de la información tampoco tiene complejidad. Bajo mi experiencia, lo más complejo con diferencia es el análisis de inteligencia. Contestando, ya, a la segunda pregunta, de forma breve, el tipo de información relevante no se adivina. Es a base de hablar con las personas a la que enfocas esa información. De ir perfilando, desgranando y aprendiendo, de ensayo/error. Y por su puesto de un conocimiento interno importante.

(Archivoz) Generalmente, el proceso de Vigilancia Tecnológica se atribuye a los entornos de I+D+i y, por ende, se tiende a pensar que la persona idónea para desarrollar este tipo de actividades es un ingeniero, ¿cuál es tu opinión sobre esta disyuntiva que nos afecta actualmente a los expertos en gestión documental? ¿Crees que se debe en mayor medida al desconocimiento por parte de las empresas en las Ciencias de la Información?

(LR) Muy buena pregunta. Es mi batalla personal. Demostrar que los documentalistas son imprescindibles en las empresas.

Las facultades de Documentación, salvo honrosas excepciones, no tienen adaptado el programa a estos puestos de trabajo. Las empresas no demandan un perfil como el nuestro. Y nosotros, ahí estamos, dale que dale reivindicando un papel que no está reconocido por nadie.

Sé que las empresas necesitan documentalistas. Podría enumerar bastantes razones por las que somos necesarios. Cada una de ellas podría ser rebatida con mayor o menor dificultad por un empresario, ¿por qué un documentalista y no un ingeniero industrial, o un químico o un farmacéutico o un administrativo?

La búsqueda de empleo para los profesionales de la información no es sencilla teniendo presente el práctico desconocimiento que tiene la sociedad de nuestras funciones y posibilidades.

La vigilancia tecnológica toma de las ciencias de la información y documentación las técnicas propias de recogida y análisis de la documentación científica, el almacenamiento de la información en ella contenida, y la recuperación y difusión de la misma. Lo mismo que ha hecho toda la vida un archivero o un bibliotecario. Lo que cambia es el entorno y las fuentes.

La labor de los documentalistas en la gestión de un sistema de vigilancia tecnológica/inteligencia competitiva será fundamental, ya que buscará y captará la información relevante, la tratará y validará, y explotará y difundirá a quien demande esa información. Lo que es la bibliometría y la cienciometría, el diseño de mapas tecnológicos o análisis de patentes son tareas que podrían desempeñar los documentalistas que debido a su poca inserción en el mundo empresarial pasan completamente desapercibidos.

El auge de los sistemas de VT e IC (Inteligencia competitiva) supone una oportunidad para los profesionales de la información, que tienen 2 retos: incorporar y valorizar los conocimientos y técnicas propias de las ciencias de la información y documentación; y poner en valor ante la sociedad la calidad del trabajo documental, amenazado por la irrupción de neologismos y denominaciones que enmascaran técnicas tradicionales de la profesión.

(Archivoz) Estudios indican que una buena aplicación de este puesto para llevar a cabo la Vigilancia Tecnológica puede ayudar a situar a la empresa en el entorno competitivo, cuéntanos en qué medida y cómo afecta.

(LR) Básicamente a no duplicar esfuerzos, a estar al día de todo lo que necesites saber para acudir a una feria, en una reunión, hablando con un cliente, y por supuesto a localizar nichos de mercado u orillas del negocio.

(Archivoz) Recientemente ha surgido la figura del document controller y los expertos lo definen como la persona que se encarga de controlar que los flujos de información internos y externos funcionen. ¿Deberían plantearse en las universidades españolas una orientación más definida en esta disciplina? Tenemos el ejemplo del caso anglosajón, en el que se diferencia perfectamente la figura del record management a la del librarian, por ejemplo.

(LR) ¿Por qué lo llaman document controller, content curator, data curator, cuando quieren decir Documentalista? Como dijo en su momento Tomas Baiget: “A mi entender nada justifica este nuevo nombre, pues el hecho de que ahora haya Internet, webs y blogs no hace cambiar nuestras funciones de toda la vida. Ni tampoco creo que lo justifique ningún posible matiz de contexto interno/externo, empresa/administración pública”

Si que es cierto que hay pequeños matices. Un document controller es un profesional que suele trabajar bajo la supervisión del Project Manager, y cuya principal responsabilidad consiste en la gestión de la ingente documentación generada a lo largo del transcurso de un proyecto (sea el que sea)

Pero vamos, nada nuevo para un documentalista.

Pautas y consejos para realizar un Informe de Vigilancia Tecnológica

Puntos para realizar un Informe de Vigilancia Tecnológica

• Definir el problema y el objeto de la solicitud de información
• Familiarizarse con el tema
• Realizar un primer mapa mental
• Definir qué recursos vamos a necesitar
• Definir la cronología, el concepto y el objetivo que queremos alcanzar
• Formular diferentes cuestiones que dividan el problema en diferentes partes
• Identificar las palabras clave y las directrices de la búsqueda de información
• Gestión de la información recabada.
• Integración, evaluación y análisis
• Redacción del Informe y difusión de los resultados

Consejos:

• Equipos multidisciplinares
• No darle más importancia a una información concreta contada por un conocido que a una información científica (normalmente lo que nos cuentan influye más sobre nuestra percepción de las cosas que el dato empírico que nos dice lo contrario, pero al que no hacemos caso por ser más abstracto)
• Valorar la falta de información en un determinado tema (posible blackbox?)
• No te quedes con la primera información que encuentres (contrastar fuentes)
• Las primeras informaciones suelen orientar nuestra búsqueda de información. Busca siempre varias orientaciones (aunque no siempre se puede)
• Nunca subestimar la información interna. Muchas veces la primera incógnita tiene su respuesta dentro de la propia empresa.
• Tratar de observar la información disponible con una mente abierta (sustraerse a las ideas propias)
• Apunta todas las fuentes, TODAS. Por si tienes que volver sobre alguna de ellas.

Lo que fue, lo que es y lo que no será. Reflexiones sobre el Grado de Gestión Digital de información

El lunes 17 de junio, fui al #campusindustrial de la UDC, en Ferrol, para asistir a la presentación del nuevo grado en "Gestión digital de información y documentación".

Eramos muy pocos en el Aula Magna, que se quedó muy grande para tal evento. Para abrir apetito, y quitar el tufillo a humanidades, se hicieron dos interesante presentaciones.
La primera la hizo Antonio Prado, documentalista que nos explicó "Cómo funciona el Centro de Documentación de #Newtral" (una empresa de fact-checking)

Charla muy interesante, donde se ve que la profesión de un documentalista y la de un periodista siempre han ido de la mano. El apoyo de la documentación al periodismo es innegable.
Le segunda la realizó Nieves Brisaboa y se titulaba: Humanidades dixitais e novos empregos.
Nos dio a través de diferentes diapositivas una charla para la reflexión.

Las dos estuvieron muy bien. Dos ponentes, sólo un documentalista. 50% de éxito.Posteriormente, habló Miguel R. Luaces, coordinador de la titulación, el cual presentó cómo se estructurará el grado.
La cosa estuvo interesante. Pero siguen sin ver la realidad de las empresas. Y por qué? Porque no están en ellas. El programa del Grado, que en varias ocasiones dijeron que era único en todo el Norte y Noroeste de la península, está lleno de paradojas.
Cómo puedes enseñarles Estadística, matemática lógica a personas que en Bachiller han ido por letras? Cómo puedes enseñarles Informática y Ciencia de Datos? En un cuatrimestre? o Minería de Datos? Pero es eso, y en paralelo Museología, Historia del Libro, Sociología....Qué no digo que no sean interesantes. Pero me llama la atención el perfil de persona que debe salir de Bachiller para que no huyan de unas asignaturas por ser de letras o de otras por ser de ciencias...Esto es una reflexión...


Por otro lado, dicen que no existe este Grado. Que es único en Galicia y Noroeste de España. Que el único que se equipara es el de la Carlos III. Otra vez, es no ver más allá de los Ancares. Sin hacer grandes pesquisas, ya me encuentro con un grado más adecuado a la realidad empresarial en la USAL. Vean y valoren:
La USAL ofrece la posibilidad de cursar:

Doble Grado en Información y Documentación y en Ciencia Política y Administración Pública
Doble Grado en Educación Social y en Información y Documentación
Doble Grado en Ingeniería Informática de Sistemas de Información y en Información y Documentación
Doble Grado en Pedagogía y en Información y Documentación
Doble Grado en Información y Documentación y en Historia

Que arriesgado, verdad? Que locura!! Conjugar dos mundos y hacer las diferentes opciones de Administración Pública, Historia, Pedagogía, Ingeniería Informática, etc...Y el doble grado en ingeniería...ese si será un gran científico de datos...Es indiscutible ese perfil, frente el cambalache de más arriba.

Seguimos teniendo miedo a las matemáticas, a la estadística, a la lógica, a la programación....Seguimos teniendo un poso de letras.

Y de todas formas, bajo mi humilde punto de vista y dando mi opinion (para eso es mi blog), falta una de las fusiones que para mi más sentido tiene dentro del engranaje de las empresas. La gestión de la información de los departamentos de proyectos o de i+d. Desde la gestión de la idea, hasta el lanzamiento del producto. El estado del arte, la transferencia de tecnológica, la propiedad industrial, los contratos a terceros, las memorias de acompañamiento. Esto como gestión interna. Pero después está la externa. Hechos, indicios o novedades sobre la competencia, la legislación aplicable o la tecnología, que puedan afectar a la organización, al departamento o al proyecto más o menos directamente. Gestionar los contactos, saber con quien estamos hablando. Hacer los perfiles de las personas o investigadores que asisten a las reuniones, para que los técnicos sepan con quien hablan, etc...

Y todo esto, bajo mi punto de vista, es uno de los nichos de mercado mas interesantes dentro de nuestra profesión. Porque no somos científicos de datos. No lo somos. Pero si somos capaces de gestionar todo la información externa e interna que requiera una organización. Somos capaces de hacer Análisis de una tecnología, somos capaces de hacer un estudio del estado del arte, de gestionar búsquedas de patentes, de buscar información sobre grupos de investigación, sobre proyectos, etc..

En el Grado de Gestión Digital de la Documentación de la UDC, me falta esta parte. Y eso que ha mejorado sensiblemente.

Venga, se abre la veda de los comentarios y opiniones.....

¿Es la Vigilancia Tecnológica para los documentalistas?

Las facultades de Documentación no tienen ningún programa adaptado a estos puestos de trabajo. Las empresas no demandan un perfil como el nuestro. Y nosotros, ahí estamos, dale que dale reivindicando un papel que no está reconocido por nadie.

Y en este punto estoy. Intentando reflexionar al respecto e intentar mirarlo desde todos los puntos de vista posibles.

Sé que las empresas necesitan documentalistas. Podría enumerar bastantes razones por las que somos necesarios. Cada una de ellas podría ser rebatida con mayor o menor dificultad por un empresario. Porque un documentalista y no un ingeniero industrial, o un químico o un farmacéutico o un administrativo???

Como decía Marcos Ros: La búsqueda de empleo para los profesionales de la información no es sencilla teniendo presente el práctico desconocimiento que tiene la sociedad de nuestras funciones y posibilidades.

La vigilancia tecnológica toma de las ciencias de la información y documentación las técnicas propias de recogida y análisis de la documentación científica, el almacenamiento de la información en ella contenida, y la recuperación y difusión de la misma . Lo mismo que ha hecho toda la vida un archivero o un bibliotecario. Lo que cambia es el entorno y las fuentes.

La labor de los #documentalistas en la gestión de un sistema de vigilancia tecnológica/inteligencia competitiva será fundamental, ya que buscará y captará la información relevante, la tratará y validará, y explotará y difundirá a quien demande esa información

Lo que es la bibliometría y la cienciometría, el diseño de mapas tecnológicos o análisis de patentes son tareas que podrían desempeñar los documentalistas que debido a su poca inserción en el mundo empresarial pasan completamente desapercibidos

El auge de los sistemas de #VTIC supone una oportunidad para los profesionales de la información, que tienen 2 retos: incorporar y valorizar los conocimientos y técnicas propias de las ciencias de la información y documentación; y poner en valor ante la sociedad la calidad del trabajo documental, amenazado por la irrupción de neologismos y denominaciones que enmascaran técnicas tradicionales de la profesión

Y así es, como las Escuelas de Ciencias de la Documentación y las facultades de Biblioteconomía han dejado escapar un tren que estaban esperando otros colectivos y que han sabido aprovechar e incorporar a sus programas lectivos. Ahora la Vigilancia Tecnológica es una herramienta más de un sistema de Gestión de I+D+i en la empresa. Y como tal, queda difuminado entre las diferentes técnicas y herramientas. La Gestión de I+D+i se nutre sobre todos de Ingenieros Industriales de Organización, MBAs, Físicos e Ingenieros de otras especialidades. El mundo de la empresa privada es desconocido para muchos profesores universitarios, que sin pararse a ver en qué consistía este tren, han seguido con la CDU. Mi primer empleo, fue la transformación de los registros de clasificación de una Biblioteca Publica de formato papel a formato MARC. Cuánto ha cambiado todo en este tiempo, y que poco hemos sabido valorarnos.