«Es mi batalla personal. Demostrar que los documentalistas son imprescindibles en las empresas»: Entrevista con Lara Rey, responsable de Strategic Watch & Information Management en Ferroglobe
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(Archivoz) Lara, como documentalista en un departamento de I+D de una gran empresa, cuéntanos para contextualizar esta entrevista cuales son las principales tareas que llevas a cabo .
(Lara Rey) Pues nada que no haga cualquier documentalista en un lugar similar al mío. Búsquedas puntuales de información, boletines diversos sobre países en concreto o productos, vigilancia de patentes, vigilancia de competidores, seguimiento de proyectos, boletines de noticias, seguimiento de importaciones y exportaciones de productos, normativa, legislación, etc…
(Archivoz) La Vigilancia Tecnológica (VT)se enmarca en la norma UNE 166000:2006 y de su definición se pueden deducir las 4 grandes fases por las que está formada: Identificación, selección, análisis y difusión de la información. En tu labor como responsable de esta tarea, ¿cómo describirías el flujo de trabajo dentro de estos procesos? ¿Qué metodología debe usarse para conocer qué tipo de información relevante hay que vigilar?
(LR) Creo que solo con la segunda pregunta tendría para escribir un manual. Veamos.
Dentro de ese flujo, la identificación y selección de fuentes es quizá la parte más entretenida y sencilla. La difusión de la información tampoco tiene complejidad. Bajo mi experiencia, lo más complejo con diferencia es el análisis de inteligencia. Contestando, ya, a la segunda pregunta, de forma breve, el tipo de información relevante no se adivina. Es a base de hablar con las personas a la que enfocas esa información. De ir perfilando, desgranando y aprendiendo, de ensayo/error. Y por su puesto de un conocimiento interno importante.
(Archivoz) Generalmente, el proceso de Vigilancia Tecnológica se atribuye a los entornos de I+D+i y, por ende, se tiende a pensar que la persona idónea para desarrollar este tipo de actividades es un ingeniero, ¿cuál es tu opinión sobre esta disyuntiva que nos afecta actualmente a los expertos en gestión documental? ¿Crees que se debe en mayor medida al desconocimiento por parte de las empresas en las Ciencias de la Información?
(LR) Muy buena pregunta. Es mi batalla personal. Demostrar que los documentalistas son imprescindibles en las empresas.
Las facultades de Documentación, salvo honrosas excepciones, no tienen adaptado el programa a estos puestos de trabajo. Las empresas no demandan un perfil como el nuestro. Y nosotros, ahí estamos, dale que dale reivindicando un papel que no está reconocido por nadie.
Sé que las empresas necesitan documentalistas. Podría enumerar bastantes razones por las que somos necesarios. Cada una de ellas podría ser rebatida con mayor o menor dificultad por un empresario, ¿por qué un documentalista y no un ingeniero industrial, o un químico o un farmacéutico o un administrativo?
La búsqueda de empleo para los profesionales de la información no es sencilla teniendo presente el práctico desconocimiento que tiene la sociedad de nuestras funciones y posibilidades.
La vigilancia tecnológica toma de las ciencias de la información y documentación las técnicas propias de recogida y análisis de la documentación científica, el almacenamiento de la información en ella contenida, y la recuperación y difusión de la misma. Lo mismo que ha hecho toda la vida un archivero o un bibliotecario. Lo que cambia es el entorno y las fuentes.
La labor de los documentalistas en la gestión de un sistema de vigilancia tecnológica/inteligencia competitiva será fundamental, ya que buscará y captará la información relevante, la tratará y validará, y explotará y difundirá a quien demande esa información. Lo que es la bibliometría y la cienciometría, el diseño de mapas tecnológicos o análisis de patentes son tareas que podrían desempeñar los documentalistas que debido a su poca inserción en el mundo empresarial pasan completamente desapercibidos.
El auge de los sistemas de VT e IC (Inteligencia competitiva) supone una oportunidad para los profesionales de la información, que tienen 2 retos: incorporar y valorizar los conocimientos y técnicas propias de las ciencias de la información y documentación; y poner en valor ante la sociedad la calidad del trabajo documental, amenazado por la irrupción de neologismos y denominaciones que enmascaran técnicas tradicionales de la profesión.
(Archivoz) Estudios indican que una buena aplicación de este puesto para llevar a cabo la Vigilancia Tecnológica puede ayudar a situar a la empresa en el entorno competitivo, cuéntanos en qué medida y cómo afecta.
(LR) Básicamente a no duplicar esfuerzos, a estar al día de todo lo que necesites saber para acudir a una feria, en una reunión, hablando con un cliente, y por supuesto a localizar nichos de mercado u orillas del negocio.
(Archivoz) Recientemente ha surgido la figura del document controller y los expertos lo definen como la persona que se encarga de controlar que los flujos de información internos y externos funcionen. ¿Deberían plantearse en las universidades españolas una orientación más definida en esta disciplina? Tenemos el ejemplo del caso anglosajón, en el que se diferencia perfectamente la figura del record management a la del librarian, por ejemplo.
(LR) ¿Por qué lo llaman document controller, content curator, data curator, cuando quieren decir Documentalista? Como dijo en su momento Tomas Baiget: “A mi entender nada justifica este nuevo nombre, pues el hecho de que ahora haya Internet, webs y blogs no hace cambiar nuestras funciones de toda la vida. Ni tampoco creo que lo justifique ningún posible matiz de contexto interno/externo, empresa/administración pública”
Si que es cierto que hay pequeños matices. Un document controller es un profesional que suele trabajar bajo la supervisión del Project Manager, y cuya principal responsabilidad consiste en la gestión de la ingente documentación generada a lo largo del transcurso de un proyecto (sea el que sea)
Pero vamos, nada nuevo para un documentalista.
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