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El paso del tiempo en #VTIC

A lo largo de los años, y basándome en mi experiencia, hay cambios en las empresas que trastocan tu manera de organizar la Vigilancia Tecnológica. Los departamentos de IC-VT que llevan años establecidos, van evolucionando poco a poco con la empresa. Pero a veces, se genera un cambio tan radical dentro de ella (fusión, compra, venta, cambio de gerencia...) que de repente te das cuenta que la organización que tenias ya no es operativa. Han cambiado departamentos, personas con poder de decisión, se han unido áreas, otras han desaparecido...Y aunque tu mientras tanto, sigues realizando las mismas labores que antes, hay un punto donde ves que ya no funcionan.

Es es momento de replantearte la organización y los flujos de información de tu sistema. Y lo mejor es empezar desde el principio. Bueno, realmente, principio no es, porque ya partes de una experiencia que hace años no tenias.

¿Cual es la mejor manera de conocer y analizar las necesidades de los usuarios?

¿Cual es la mejor manera de de conocer los recursos propios?

Porque es bien sabido que conocer lo que necesitan (no lo que quieren, que querer quieren todo) los usuarios, es la parte más importante.

También bajo mi experiencia los usuarios lo quieren "a priori" todo. Y la avalancha les supera. Les envías una encuesta en donde se reflejen los diferentes tipo de servicios que ofreces, y se apuntan a todo. El problema es que pasado el tiempo no hay un feeed-back para que puedas mejorar el servicio de Vigilancia. El "tsunami" de información les desborda. Y dejan de leer lo que les envias.

Llegados a este punto, si que puedes llegar a conocer y analizar las necesidades de los usuarios, pero nunca llegar a conocer los recursos propios de los que dispone. Por que como siempre he dicho, el usuario es egoísta por naturaleza. Y la idea de acumular y no compartir es un hecho.

En el articulo de Jan P. Herring "Key Intelligence Topics: A process to identify and define Intelligence Needs" (1999), se explica muy bien como definir lo que el llama KITs. Partiendo de cero, o partiendo de una unidad ya montada, explica las tres categorias que el considera necesarias:
1. Acciones y decisiones estrategicas
2. Temas/asuntos de alerta temprana
3. Descripción de los "jugadores clave" (Key players)

Cada uno de esos puntos requiere diferentes tipo de Vigilancia e inteligencia.

La base para todo es el tradicional ciclo de inteligencia/vigilancia. Como ciclo que es, gira en un circulo teóricamente perfecto. Y digo teóricamente, porque a mi personalmente me sigue fallando el "feed-back".

En un entorno geográficamente global, donde no conoces físicamente a tu "usuario", es una tarea muy poco gratificante, el no tener una respuesta que le de a esa "información" que ha demandado previamente y que tu has elaborado, un valor añadido.
¿La procesado de alguna manera?
¿La ha reutilizado con alguna información propia?
¿En que contexto la ha utilizado?
¿Le ha servido para darle valor añadido a alguna decisión?

Lo único que se aprende en este tipo de casos es la necesidad especifica de ese usuario respecto a un determinado tema. Que cuando deja de ser un "tema" urgente, va muriendo en el tiempo.

Muchas veces, se tienen "topos". Personas a las que "utilizas" para lograr alcanzar ese algo que se te escapa. Porque es otra cosa que te dan los años trabajados, y es una red de contactos "no oficiales" que cuidas y mimas con esmero. Tratándolos como usuarios VIP, para que en el momento en que los necesitas, sientan la necesidad de ayudarte. Pero esto es poco "riguroso". Porque la gente cambia, se va, adquiere otras competencias, y es una ardua labor tratar de mantener esa red "informal".

Vuelvo una vez más a destacar, que el apoyo de la dirección es fundamental siempre. Es la que te abre las puertas a todas las áreas de la empresa. Y es entonces, cuando vuelves a plantear a todos los "nuevos usuarios" las preguntas iniciales de "que necesidades de informacion tienen".

Y elaboras, nuevamente, un cuestionario por areas, por niveles dentro de la empresa, y adaptado a las nuevas circunstancias. Y 15 años después, sigues encontrando la misma falta de cultura en vigilancia e inteligencia. Cuesta compartir lo que tienes, y sigues demandando TODO.

CONTINUARÁ....

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